Titre Professionnel
Assistant(e) Administratif
Formation continue ou Apprentissage
Objectifs de la formation
Public
Toute personne souhaitant devenir
Assistant(e) Administratif
L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence.
Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant au cœur de l'activité quotidienne.
Il intervient en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe, assure la coordination et l'organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines.
Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques.
Prérequis
Formation Continue: Aucun
Apprentissage: A partir de 17 ans
Prochaine formation
Du 31 Mars au 24 Octobre Z025
Apprentissage à partir du 06 Janvier 2025
Contenu de la formation
1. Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités:
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Produire des documents professionnels courants
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Communiquer des informations par écrit
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Assurer la traçabilité et la conservation des informations
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Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
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Planifier et organiser les activités de l'équipe
2. Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines:
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Assurer l'administration des achats et des ventes
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Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
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Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
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Assurer le suivi administratif courant du personnel
Taux de la formation
Taux de satisfaction à la formation: En cours
Taux de recommandation à la formation: En cours
Taux de présence à la formation: En cours
Taux d'obtention de certification à la formation: En cours
Nombre de certification à la formation: En cours
Nombres d'abandons à la formation: En cours
Taux d’insertion dans l’emploi: 5/10 sont en emploi salarié 6 mois après leur sortie de formation.
(Selon la source www.inserjeunes.education.gouv.fr)
En savoir plus sur la formation
Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.
Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.
Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.
Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.
Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils numériques et de progiciels propres à la structure. L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l'amplitude des horaires de travail tend à s'élargir pour s'adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.